Многофункциональное устройство (МФУ) – устройство, сочетающее в себе функции принтера, копира, сканера и/или факса. МФУ обеспечивают оперативную и высококачественную печать, электронную и послепечатную обработку документов, при небольших затратах. Но выбрать МФУ непросто. Но мы поможем вам определиться с выбором.

Для того, чтобы купленный аппарат долгое время радовал вас своей исправной работой, выполняя все поставленные задачи, необходимо продумать, какое именно устройство Вам нужно. Принять взвешенное решение о том, какое многофункциональное устройство наиболее соответствует вашим потребностям, помогут правильные вопросы. Отвечая на них, Вы сможете определиться с функциональными возможностями, которые нужно учитывать при выборе и покупке любого МФУ.

Определение требований

Сначала необходимо четко понять, для выполнения каких задач вы планируете МФУ, помимо печати и копирования. Для этого постарайтесь ответить на вопросы:

• Нужна ли вам полноцветная печать или достаточно монохромной?
• Нужен ли факс?
• Сколько человек будет работать с устройством?
• На бумаге какого формата Вы будете печатать? Достаточно ли Вам, чтобы аппарат печатал на бумаге формата А4 (210 х 297 мм), либо еще нужна поддержка формата А3 (297 х 420 мм)? Будете ли вы работать с формами и бланками?
• Какой ежемесячный – хотя бы приблизительный – расход страниц в месяц Вы планируете? 100 страниц, 1000 или, может быть, более 50 000?
• Нужно ли будет делать брошюры?
• Необходима ли послепечатная обработка документов (степлирование, вальцовка, брошюровка и пр.)?
• Суммарная стоимость устройства и соотношение «цена-качество»

При подборе многофункционального устройства необходимо не только обращать внимание на начальную стоимость самого оборудования, но и постараться оценить «стоимость владения» - то есть размер дополнительных затрат, связанных с использованием аппарата. Например, стоимость расходных материалов, емкость картриджей,, расход чернил, периодичность обслуживания и пр. Для этого желательно знать и как устроен принтер. Тогда придет понимание того, что  случае со струйными МФУ, использование изначально недорогих аппаратов в конце концов приводит к намного большим суммарным затратам, по сравнению с лазерными устройствами, если учитывать стоимость оригинальных картриджей и их небольшой ресурс (неоригинальные картриджи дешевле).

Издержки также возрастут, если использовать ненадежные, сложные в эксплуатации и обслуживании устройства, которые к тому же могут не обладать всем необходимым для Вас функционалом.

Новые технологии, на базе которых делаются современные печатные машины, также призваны минимизировать стоимость владения за счет низкой стоимости отпечатка.

Цвет или монохром?

Очевидно, что цветные документы и презентационные материалы при общении с заказчиками, клиентами и партнерами являются неоспоримым преимуществом. В последние годы подобный формат представления материалов стал стандартом де-факто.

Однако мало кто задумывается, что, благодаря использованию цветной печати и копирования во внутреннем офисном документообороте, значительно улучшается восприятие информации, читабельность, ускоряется поиск и сортировка документов, снижается количество ошибок и улучшается обучаемость. Выгода при этом очевидна – экономия времени и ресурсов.

Однако оборотной стороной такого двойного преимущества станет повышение стоимости печати. Поэтому Вы подумайте, что для вас эффективней – экономия на расходных материалах или на затратах времени.

Простота в эксплуатации

Очевидно, что очень важна простота работы с МФУ. Выбирайте аппарат с интуитивно понятным пользовательским интерфейсом, с возможностью доступа к онлайн-справке и документации. Многие офисные МФУ обладают цветными сенсорными ЖК экранами с простым графическим управлением, что также помогает начинающим пользователям быстрее освоить все функции современного МФУ.

Если вы приобретаете МФУ в компанию для решения бизнес-задач, необходимо оценить, насколько легко новая система вписывается в рабочее пространство вашей организации. Легко ли оно устанавливается? Достаточно ли минимального курса обучения для его освоения? Поставляется ли в комплекте необходимое программное обеспечение или мастер по установке, устранению неисправностей и обновлению?

Дополнительные возможности устройства

МФУ может не только копировать, печатать, сканировать, отправлять/принимать факсы. Есть модели, возможности которых гораздо шире:

• Хотите напрямую отправить коллегам отсканированные документы? – Выбирайте аппараты с функцией Scan to Email.
• Нужна возможность работы с внешними устройствами? – Можно выбрать МФУ с USB-разъемом, позволяющим печатать и сканировать на USB-Flash.
• Необходимо подключить устройство без использования проводов? - Пожалуйста, wi-fi модуль обеспечит надежное беспроводное подключение вашего МФУ к сети или напрямую к таким устройствам, как: ПК, ноутбуки и КПК с поддержкой технологии Wi-Fi.
• Хотите получать готовые презентации? – К вашим услугам финишные устройства с брошюровщиками.
• Требуется печать брошюры или листовки? – Опциональная фальцовка справится с этой задачей.
• Некогда разбирать отпечатанные документы по копиям и степлировать их? – Интегрированный сортировщик и функция степлирования сделают эту работу еще до того, как вы подойдете к МФУ, чтобы забрать готовые материалы.
• Хотите освежить атмосферу дома или в офисе? – Опциональные ароматизаторы воздуха включаются в работу каждый раз, когда вы распечатываете документ.

Все это и многое другое призвано сделать работу с Вашим МФУ еще комфортнее.

Если в МФУ не предусмотрена точная и своевременная передача пользователям и администраторам информации о состоянии самого аппарата, заданиях и очереди на печать, Вам и персоналу придется довольно часто вмешиваться в работу устройства, чтобы решать возникающие или предотвращать возможные проблемы. Предупредить эту проблему поможет функция автоматического оповещения по электронной почте о неисправностях или заканчивающихся ресурсах.

На заметку бизнес-пользователям

Многофункциональное устройство может стать незаменимым помощником в управлении и контроле над производственными расходами, снизить объем потребления расходных материалов в рамках организации и увеличить эффективность бизнес-процессов. МФУ помогают рационализировать копирование и обработку больших объемов документов, выполнять электронную организацию, редактирование и архивирование бумажной документации.

Используя МФУ и несложное ПО, вы можете преобразовать ваши документы в электронный вид и далее выполнять с ними различные действия: отсылать по электронной почте, сохранять в нужном месте на компьютере, в сетевых папках и даже отправлять на удаленный принтер – достаточно только отсканировать материал.

Многофункциональность или многозадачность?

У вас много пользователей и много важных и срочных дел? Вам необходимо многофункциональное устройство, которое способно одновременно справляться с массой задач? Смогут ли пользователи получить доступ к какой-либо функции МФУ, если другая уже используется?

Имейте в виду, что не все устройства, сочетающие в себе одновременно множество функций, могут работать в многозадачном режиме. Некоторые не способны выполнять несколько действий одновременно, создавая таким образом риск потери времени ввиду своей однозадачности.

CNews